Gültig ab Juli 2026

1 Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website und dem Online-Shop ist:

Viocap AG

Bahnhofstrasse 21 B

CH-4106 Therwil

Schweiz

E-Mail: [email protected]

EU-Vertreter gemäss Art. 27 DSGVO: Viocap UG, Weinbergweg 70, 66119 Saarbrücken, [email protected]

2 Umfang und Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, Bestellungen tätigen, Kundenkonten erstellen, Kontaktanfragen stellen, Newsletter abonnieren und andere Interaktionen vornehmen; zu welchen Zwecken dies geschieht; und welche Rechte die betroffenen Personen haben.

Wir bearbeiten Daten gemäss dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union oder das britische Datenschutzrecht anwendbar ist, stützen wir unsere Bearbeitung – je nach konkretem Vorgang – insbesondere auf die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Massnahmen, die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, berechtigte Interessen oder eine Einwilligung. Die anwendbare Rechtsgrundlage wird für jeden einzelnen Vorgang beschrieben.

3 Kategorien von Personendaten

Je nach Nutzung unserer Dienste bearbeiten wir insbesondere folgende Daten:

Stammdaten wie Name, Rechnungs- und Lieferadressen, Firma und Kundennummer

Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer

Vertrags- und Bestelldaten wie Produkte, Preise, Rabatte, Bestellstatus, Retouren und Kommunikation

Zahlungsinformationen und Transaktionsreferenzen; vollständige Kartendaten erhalten wir bei Nutzung eines externen Zahlungsdienstes in der Regel nicht selbst

Versand- und Zolldaten, einschliesslich Sendungsverfolgungsnummer, Lieferstatus und erforderliche Importinformationen

Kontodaten wie Login, Passwort-Hash, Wunschlisten und Einstellungen

Kommunikationsdaten aus E-Mails, Formularen, Telefonaten, Bewertungen oder Beschwerden

Technische Daten wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitstempel, Logdaten und Cookie-Identifikatoren

Nutzungs- und Präferenzdaten, soweit Analysen oder personalisierte Werbung aktiviert und erlaubt sind

Nachweise von Einwilligungen und Datenschutzeinstellungen

Wir bitten Sie, keine Gesundheitsdaten, Diagnosen, Fotos von Hautzuständen oder andere besonders sensible Daten über allgemeine Kontaktformulare zu übermitteln. Sollten solche Daten für eine spezifische, angebotene Beratungsleistung erforderlich sein, muss ein separater, rechtlich geprüfter Prozess mit eigener Informationspflicht und entsprechenden Schutzmassnahmen verwendet werden.

4 Website-Bereitstellung und Hosting

Beim Besuch der Website bearbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten, namentlich Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, besuchte Seiten, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem und Statusinformationen. Dies dient der Gewährleistung eines sicheren und stabilen Website-Betriebs, der Fehleranalyse und der Missbrauchsverhinderung.

Hosting-Anbieter: [Name, vollständige Adresse, Land, Link zur Datenschutzerklärung]. Serverstandorte: [Länder].

Rechtsgrundlage für EU, EWR und UK: berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb, soweit keine Einwilligung erforderlich ist. Aufbewahrungsdauer für Server-Logs: [spezifische Dauer], es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich.

5 Online-Shop und Bestellabwicklung

Wir bearbeiten Stammdaten, Kontaktdaten, Bestelldetails, Zahlungsinformationen und Kommunikationsdaten, um Bestellungen anzunehmen, Zahlungen abzuwickeln, Waren zu liefern, Retouren und Gewährleistungsansprüche zu bearbeiten und Kundenservice zu leisten.

Shop-System: WooCommerce, betrieben innerhalb unserer WordPress-Installation. Wichtige Shop-Erweiterungen, die Zugriff auf Personendaten haben: [Plugins und Anbieter auflisten].

Rechtsgrundlage für EU, EWR und UK: Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen. Weitere Bearbeitungen erfolgen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten bezüglich Buchhaltung, Steuern, Zoll, Produktsicherheit und Aufbewahrung. Ein Kaufvertrag kann ohne die notwendigen Bestelldaten nicht ausgeführt werden.

6 Kundenkonto

Wird ein freiwilliges Kundenkonto angeboten, bearbeiten wir die bereitgestellten Konto- und Bestelldaten zur Verwaltung des Kontos und zur Erleichterung zukünftiger Bestellabwicklungen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. die Bereitstellung der gewünschten Kontofunktionalität. Eine Bestellung kann auch ohne permanentes Kundenkonto getätigt werden.

Kunden können die Löschung ihres Kontos unter [email protected] beantragen. Bestellunterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gesperrt oder separat gespeichert.

7 Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung von Zahlungen übermitteln wir die notwendigen Daten an den vom Kunden gewählten Zahlungsdienstleister. Dieser kann Daten in eigener Verantwortung bearbeiten. Die Datenschutzerklärung des Anbieters gilt ergänzend zu dieser Richtlinie.

Nur tatsächlich angebotene Anbieter aufführen und Informationen vollständig ausfüllen:

[Kreditkarten-Acquirer oder PSP: Name, Adresse, Land, Zweck, Link zur Datenschutzerklärung]

[PayPal: spezifische Firma, Adresse, Land, Link zur Datenschutzerklärung]

[Rechtsgrundlage für EU, EWR und UK: Vertragserfüllung; für separate Betrugs- oder Bonitätsprüfungen, je nach konkreter Ausgestaltung, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse oder Einwilligung. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung sind ggf. separat unter Ziffer 17 zu erläutern, falls sie vorkommen.]

8 Versand, Logistik, Zoll und Fulfillment

Für die Lieferung, Sendungsverfolgung, Retouren, den Export und ggf. die Zollabwicklung geben wir die notwendigen Daten an Versand-, Logistik-, Fulfillment- und Zollpartner weiter. Dies kann insbesondere Name, Lieferadresse, Kontaktdaten, Bestelldetails, Warenwert, Ursprungsland und Sendungsverfolgungsnummer umfassen.

Empfänger: Schweizerische Post / DHL

9 Kontakt und Kundenservice

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Formular oder Chat kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Zuordnung zu einer Bestellung und zur Dokumentation der Kommunikation. Je nach Kontext ist die Rechtsgrundlage entweder vorvertragliche Massnahmen, Vertragserfüllung, ein berechtigtes Interesse an effizientem Kundenservice oder Ihre Einwilligung.

10 Newsletter und Marketing-E-Mails

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, bearbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen, Sprache, Interessen, Abonnementdatum, Nachweis der Einwilligung sowie technische Zustell- oder Interaktionsdaten.

Versandanbieter: [Name, Adresse, Land, Link zur Datenschutzerklärung]. Tracking von Öffnungen und Klicks: [ja / nein]. Falls ja, Zweck, Rechtsgrundlage und Abmeldemöglichkeit: [ausfüllen].

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Abmeldelink nutzen oder eine Nachricht an [email] senden. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung bleibt unberührt. Eine minimale Aufzeichnung des Widerrufs kann aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass keine weiteren Nachrichten gesendet werden.

Werbung an Bestandskunden ohne separate Einwilligung ist nur zulässig, soweit die anwendbaren Vorschriften dies erlauben und eine einfache Widerspruchsmöglichkeit besteht. [Rechtliche Anforderungen für jeden Zielmarkt prüfen.]

11 Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien wie Local Storage, Pixel oder Tags. Technisch notwendige Technologien werden insbesondere für den Warenkorb, Login, Sicherheit, Sprachauswahl und das Speichern von Datenschutzeinstellungen eingesetzt. Optionale Analyse-, Komfort- und Marketing-Technologien werden in den relevanten Märkten nur gemäss den anwendbaren Einwilligungsregeln aktiviert.

Consent Management Platform: Usercentrics, Usercentrics GmbH, Sendlinger Strasse 7, 80331 München, Deutschland

Die aktuelle Cookie-Liste, einschliesslich Anbieter, Zweck, Kategorie, Dauer und Empfänger, kann durch Klicken auf das Cookiebot-Symbol abgerufen werden. Dort können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen. Der Widerruf muss ebenso einfach sein wie die Einwilligung, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt keine technisch korrekte Consent-Konfiguration. Skripte, Tags und externe Medien, die eine Einwilligung erfordern, dürfen nicht vor der Einwilligung geladen werden.

12 Webanalyse

12.1 Google Analytics 4 Optionales Modul

Wir nutzen Google Analytics 4. Der Dienst bearbeitet je nach Konfiguration insbesondere Online-Identifikatoren, IP- und Geräteinformationen, Nutzungsereignisse, ungefähre Standortdaten sowie Informationen zu Besuchen und Conversions. Zweck ist die Reichweitenmessung und Verbesserung unseres Angebots.

Google Analytics wird in den relevanten Märkten nur nach Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage für EU, EWR und UK: Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Aufbewahrungsdauer für Ereignis- und Nutzerdaten: 12 Monate. Google Signals, User ID, Werbefunktionen und Datenfreigabe: 12 Monate.

13 Online-Werbung und soziale Netzwerke

Mit Einwilligung können Marketing-Tags zur Kampagnenmessung, Zielgruppenbildung oder Personalisierung von Werbung eingesetzt werden. Dabei können Anbieter Daten aus dem Shop mit bestehenden Nutzerkonten verknüpfen.

Meta Pixel oder Conversions API: [Meta-Unternehmen, Adresse, Datentypen, ggf. gemeinsame Verantwortlichkeit, Zweck, Aufbewahrungsdauer, Link zur Datenschutzerklärung]

Google Ads und Conversion Tracking: [Google-Unternehmen, Datentypen, Zweck, Aufbewahrungsdauer, Link zur Datenschutzerklärung]

Pinterest, TikTok, LinkedIn oder andere: [nach Bedarf ergänzen]

Rechtsgrundlage für EU, EWR und UK: Einwilligung. Widerruf über [Link zu Cookie-Einstellungen]. Ob und inwieweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, ist für jeden Dienst und jede spezifische Funktion zu prüfen und transparent zu machen.

14 Eingebettete Inhalte, Schriftarten und Karten

Externe Videos, Karten, Social-Media-Inhalte, Bewertungs-Widgets, Chats oder Schriftarten können beim Laden Daten an Dritte übermitteln. In den relevanten Märkten werden solche Inhalte [nur nach Einwilligung geladen / lokal bereitgestellt].

Verwendete Dienste: [YouTube / Google Maps / Instagram / Trustpilot / Chat / CDN / Web Fonts / ????

15 Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies für die beschriebenen Zwecke notwendig, gesetzlich vorgeschrieben, zur Wahrung berechtigter Interessen erlaubt oder durch eine Einwilligung gedeckt ist. Empfänger können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, Zahlungsanbieter, Logistikpartner, Berater, Behörden und Plattformanbieter sein.

Soweit Dienstleister Daten in unserem Auftrag bearbeiten, schliessen wir die notwendigen Vereinbarungen ab und wählen diese nach geeigneten Datenschutz- und Sicherheitskriterien aus. Einige Empfänger bearbeiten Daten für eigene Zwecke und informieren darüber in ihren eigenen Datenschutzerklärungen.

16 Übermittlungen ins Ausland

Daten können in der Schweiz, im EWR, im Vereinigten Königreich oder in anderen Ländern bearbeitet werden. Bei der Übermittlung in Länder ohne anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir, wo notwendig, geeignete Garantien – wie anerkannte Standardvertragsklauseln – und evaluieren zusätzliche Schutzmassnahmen. In gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen kann eine Übermittlung erfolgen, z.B. zur Vertragserfüllung, aufgrund ausdrücklicher Einwilligung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

17 Profiling und automatisierte Entscheidungen

Im Zusammenhang mit dem Online-Shop treffen wir keine Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

18 Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck notwendig oder durch gesetzliche Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Verjährungsfristen vorgeschrieben ist. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, eine Weiterbearbeitung ist zulässig.

Spezifische Fristen vor Veröffentlichung festlegen:

Bestell-, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen: [Aufbewahrungsfrist nach Schweizer Recht und ggf. lokalem Recht]

Kundenkonto: bis zur Löschung

Kundenservice und Beschwerden: [Aufbewahrungsfrist]

Server-Logs: bis zur Löschung

Einwilligungsnachweise: bis zur Löschung

Newsletter-Daten: bis zum Widerruf, plus Nachweis der Deaktivierung

Analyse- und Marketingdaten: bis zur Löschung

Abgebrochene Warenkörbe: bis zur Löschung

19 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Je nach Risiko umfassen diese Massnahmen insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskontrollen, Systemaktualisierungen, Datensicherungen, Protokollierung, Dienstleister-Audits und Verfahren für Sicherheitsvorfälle. Ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden.

20 Rechte der betroffenen Personen

Gemäss anwendbarem Recht können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Sperrung, Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten verlangen sowie bestimmten Bearbeitungen widersprechen. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Bearbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, können Personen im Geltungsbereich der DSGVO oder der UK GDPR aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Direktmarketing können Sie jederzeit widersprechen.

Anfragen richten Sie bitte an [email protected]. Wir können Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität anfordern. Rechte können gesetzlichen Einschränkungen unterliegen, wie z.B. Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Rechten Dritter.

21 Beschwerderecht

Sie können sich an eine zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden. In der Schweiz ist dies in der Regel der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte, soweit er zuständig ist. Für Personen in der EU oder im EWR kann die Aufsichtsbehörde ihres Wohn- oder Arbeitsortes zuständig sein. Im Vereinigten Königreich ist dies in der Regel das Information Commissioner’s Office.

22 Kinder

Unser allgemeiner Online-Shop richtet sich nicht speziell an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Personendaten von Kindern für Dienste, die eine Einwilligung erfordern, ohne die nach anwendbarem Recht erforderliche Einwilligung.

23 Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie aktualisieren, wenn sich Datenbearbeitungspraktiken, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte aktuelle Version. Wesentliche Änderungen werden bei Bedarf in geeigneter Weise kommuniziert.